ISO9000文件和资料控制程序-山东济南

文件和资料控制程序

1 目的

明确本公司文件的控制要求，以及文件的编制、审批、发放与更改的程序，确保各部门使用文件的有效版本，防止误用失效文件及作废文件。

2 适用范围

    适用于本公司质量管理体系文件和资料的管理（包括适当范围的外来文件）。

3 职责

3.1 总经理负责对质量方针、质量目标、质量手册、公司内部管理规定的审批；

3.2 管理者代表负责对质量手册的审核，对程序文件、作业指导书的审批；

3.3 办公室负责公司各项文件的修订、审核和发布；

3.4 各部门对与本部门工作有关的文件和表格提出增补、更改、修订建议，形成书面文件，报办公室审核，经管理者代表批准后实施；

3.5 各部门在每月5日前向总经理办公室及领导部门上报考核数据完成情况、上月工作总结、本月工作计划。

3.6 档案室负责各种文件、资料的档案管理工作。

4 工作程序及要求

4.1 质量管理体系文件的种类

4.1.1质量管理体系文件包括：

a.     质量手册、程序文件、作业指导书等；

b.     技术业务性数据、资料，包括运营信息数据、统计报告和运营数据分析报告等更各种记录；

c.     管理性文件，包括公司制定的各项管理文件；

d.     外来文件，包括国家颁布的与出租汽车行业有关的法律法规、条例、行业管理办法和规定等。

4.1.2 文件的受控与非受控

    a. 受控文件：指需对批准、发布、更改、发放与收回进行有效性控制的文件。应由办公室编制《受控文件清单》，明确范围，并加盖受控章。外来文件如行业发文等，如需受控，也应由办公室登记并加盖受控章。

    b. 非受控文件：指无需对发放后进行控制的文件。非受控文件无需加盖受控章。

4.2 文件的编制

4.2.1 质量手册、程序文件由管理者代表组织编写。

4.2.2公司级管理制度和规定由办公室负责编写。

4.2.3作业指导书和部分级文件由各部门组织编写。

4.3 文件的编目

4.3.1 所有文件应有以下统一的标识：文件名称、文件编号、版号、发放编号、修改记录及文件的生效日期。

4.3.2 我公司的文件和资料采用以下五种编目方法：

4.3.2.1 内部行政管理性文件编目由三部分组成，即：字号“X字”、年份、顺序号，如“X第X号”；

4.3.2.2 质量手册的编目为：—ZLSC—A，即“北京**汽车有限公司”、“质量手册”、“A版”；

4.3.2.3 程序文件的编目为：—CX—xx—A，即“北京**汽车有限公司”、“程序文件”、“程序文件编号”、“版本号”；

4.3.2.4 记录作为一种特殊类型的文件，包括格式化记录和非格式化记录两种类型。

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